Au travers de votre profession tout autant que votre vie privée, ne vous êtes vous jamais demandé s’il n’existe pas une solution vous permettant de mieux organiser les tâches que vous avez à réaliser ? Qui n’a jamais oublié de faire quelque chose ou a rendu un document trop tard ? Probablement personne et c’est pourquoi je vous présente un excellent outil de gestion de projet : Asana.

Asana c’est quoi ?

Asana est une application SaaS (Software as a Service) qui est née du constat que nous recevons beaucoup trop d’emails, pour de la gestion de tâches, objectifs, etc, très néfastes à notre productivité. De ce fait, la startup Californienne a souhaité ré-imaginer la manière dont le travail d’équipe est réalisé à travers une application web et mobile performante et flexible. Cet outil répond aux besoin d’éliminer les échanges d’emails, de créer des synergies beaucoup plus fortes entre les équipes et bien évidemment atteindre les objectifs plus rapidement.

Comment fonctionne Asana ?

Contrairement à de nombreuses applications de gestion de projet tel que Basecamp,  Asana est uniquement basée autour de tâches. En effet, l’application s’organise en workspaces, projets et tâches (voire sous tâches). Nous n’avons aucun système de messagerie, d’espace pour déposer des notes ou fichiers indépendants des tâches.

Les tâches

Étant l’élément le plus important d’une gestion de projet et du concept d’Asana, nous avons à disposition une multitude de fonctionnalités inhérentes à notre travail telles que :

• Ecrire un titre ainsi qu’une description
• Associer une tâche à plusieurs projets
• Assigner une personne responsable de la tâche
• Définir une date limite avec possibilité d’établir une récurrence
• Marquer la tâche d’un tag qui peut être utile pour définir une priorité, un type de tâche, etc
• Lier des fichiers
• Ajouter des followers qui recevront des notifications de suivi à chaque mise à jour de la tâche
• Poster des commentaires et ainsi avoir une discussion avec d’autres personnes au sujet de cette tâche (possibilité de tagguer des personnes dans un message comme sur Facebook ou Twitter)
• Ajouter des sous-tâches

Dans les projets, il est possible de réorganiser les tâches par simples glisser-déposer, de les ranger par sections et réaliser des actions par lot tels que assigner toutes les tâches selectionnées à une personne, un projet ou une date limite.

On notera l’absence de time tracker pour estimer le temps passé sur un projet ou si votre facturation dépend du temps réel travaillé.

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Edit du 14 Octobre 2014 :

Seulement 3 petits jours après mon article, Asana a été mis à jour (pour un de mes workspaces) et le concept s’améliore et apporte quelques changements. En effet, une nouvelle fonctionnalité nommée Dashboard fait son apparition.

Dashboard et projet

Cette nouveauté va permettre de visualiser l’avancement des projets, auxquels nous participons, en un seul coup d’oeil :

• Couleur de statut : Vert la progression est normale, Orange la progression est OK mais il ne faudrait pas prendre de retard et Rouge la progression devient préoccupante
• Message associé au statut : possibilité d’inscrire un message de félicitations, de motivations, etc
• Courbe de progression : nous pouvons suivre l’évolution du projet sur les tâches réalisées et à faire tout en visualisation la deadline

Afin d’enrichir le Dashboard, nous avons des options supplémentaires dans les projets telles que :

• Responsable du projet
• Deadline
• Description (existait déjà avant en dessous du nom du projet)
• Statut : couleurs et message

Cette mise à jour d’Asana va permettre d’accroitre d’autant plus la productivité et la bonne gestion des projets.

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Raccourcis clavier

La flexibilité d’Asana n’est pas seulement un message marketing, c’est réellement le cas grâce à la simplicité de déplacer des élements par glisser-déposer mais aussi les raccourcis clavier.

Nous pouvons retrouver les raccourcis classiques de bureautique et des éditeurs WYSIWYG tels que :

• Cmd+B pour Gras
• Cmd+I pour Italic
• Cmd+U pour souligner
• Cmd+Shift+7 pour des listes numérotées

Dans la gestion des tâches au sein des projets, un simple « Entrer » permet de créer une nouvelle tache, Shit+↑ pour selectionner plusieurs éléments et bien d’autres que je vous invite à découvrir dans le guide d’Asana.

Applications tierces

De part sa philosophie de conception, Asana peut s’avérer manquer de certaines fonctionnalités comme mentionné précédemment. La startup étant à la pointe de la technologie web a eu la brillante idée d’ouvrir son application SaaS aux applications tierces via une API. Ainsi nous avons à disposition une trentaine de services additionels (gratuits et payants) afin de compléter les possibilités d’origine d’Asana :

• Instagantt pour la création de diagramme de Gantt
• Harvest pour le time tracking
• Zapier pour l’automatisation avec d’autres services

Et bien d’autres que vous pouvez retrouver sur la page d’applications Asana.

Mais aussi pour une utilisation personnelle

La gestion de projet ne se limite pas qu’à l’univers professionel et peut s’étendre à votre vie personnelle. En effet, avec notre quotidien de plus en plus chargé, nous devons optimiser notre temps, nos déplacements et par dessus tout ne pas oublier les tâches que nous devons faire. On pourrait rapprocher cette organisation à la méthode GTD (Getting Things Done) qui se compose de 4 critères décisionnels :

• Contexte
• Temps disponible
• Énergie physique et mentale
• Priorité

Soyez structuré et rigoureux avec vous même. Vous apprécierez ainsi, votre gain de productivité et le temps économisé que vous pourrez dédier à d’autres projets.

Ressources annexes :

• Asana
• Getting Things Done de David Allen
• Méthode Agile